La posta elettronica certificata è concessa gratuitamente al cittadino e il relativo indirizzo sarà valido ad ogni effetto giuridico. Il servizio verrà affidato con gara ad un solo fornitore. Necessario procedere alla semplificazione per non trasferire la pesantezza burocratica nel digitale.

Con il DPCM 6 maggio 2009, il Governo ha emanato le disposizioni necessarie ad attribuire una casella di posta elettronica certificata ai cittadini che ne fanno richiesta, dando così seguito a quanto già stabilito nella legge n. 2 del 2009. Tale norma intendeva attuare le prescrizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale, in merito all’incentivazione della domanda di servizi informatici. L’articolo 8 del Codice, nello specifico, stabiliva che lo Stato debba promuovere iniziative volte a favorire l’alfabetizzazione informatica dei cittadini, con particolare riguardo alle categorie a rischio di esclusione, anche al fine di favorire l’utilizzo dei servizi telematici delle pubbliche amministrazioni. Il problema da risolvere, in generale, riguarda la scarsa incisività dell’e-government, i cui pochi servizi disponibili sono pure poco utilizzati. E la causa non è solo nell’arretratezza delle strutture pubbliche, che spesso non riescono a rendere disponibili servizi avanzati, ma anche di una carenza cronica della domanda, in un Paese dove l’utilizzo di internet da parte della popolazione rimane ancora a livelli scarsi, al di sotto sia della media europea, sia di quella dei paesei Ocse.

Una raccomandata digitale

La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta uno dei pilastri della digitalizzazione della burocrazia, secondo il nostro ordinamento. Per il Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) è il mezzo da utilizzare per scambiare documenti ed informazioni, tra pubbliche amministrazioni ed altri soggetti o anche nei rapporti delle amministrazioni tra di loro. Ricordiamo che si tratta dello strumento elettronico per consentire di certificare in modo sicuro l’invio e la ricezione di messaggi email, compresi eventuali allegati, oltre che la data ed ora di spedizione, configurandosi come il mezzo digitale equivalente alla posta raccomandata.

Il Codice aveva stabilito che le amministrazioni pubbliche dovessero utilizzare la posta elettronica certificata con i soggetti interessati che ne facevano richiesta e che avessero preventivamente dichiarato il proprio indirizzo. La legge 2/2009 ha ampliato la possibilità di ricorrere a questo strumento, allargandola a tutte le comunicazioni tra enti pubblici, professionisti ed imprese, e senza che il destinatario debba dichiarare la propria preventiva disponibilità ad accettarne l’utilizzo. È importante notare come ancora non si sia compiuto il passaggio successivo, ovvero quello di obbligare le amministrazioni ad utilizzare la PEC per tutte le comunicazioni tra di loro, introducendo anche l’indispensabile elemento sanzionatorio. Tale passo potrebbe accelerare la diffusione di questo strumento, e probabilmente ci si arriverà, così come è avvenuto per il protocollo informatico.

Obblighi per tutti

Le amministrazioni sono al momento obbligate a dotarsi di una casella di posta elettronica certificata per ciascuna “area organizzativa omogenea”, ovvero l’unità organizzativa di base cui fare riferimento anche per il protocollo informatico. Gli Enti di dimensione non particolarmente grande, per semplicità, tendono prevalentemente a fare coincidere l’intera organizzazione con un’unica area organizzativa omogenea. Il relativo indirizzo va obbligatoriamente comunicato all’Indice delle amministrazioni pubbliche, un database liberamente accessibile on line sin dal 2001, all’indirizzo www.indicepa.gov.it.

Sempre la legge 2/2009 ha introdotto l’obbligatorietà della PEC anche nell’ambito del settore privato. In particolare, le imprese costituite in forma societaria sono tenute ad indicare il proprio indirizzo PEC nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Quelle già costituite hanno tre anni di tempo per comunicare alla Camera di Commercio tale indirizzo. Lo stesso obbligo vale per i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, che devono comunicare il proprio indirizzo ai rispettivi ordini o collegi.

Circolo virtuoso

Tali norme potrebbero innescare un circolo virtuoso favorevole alla PEC, e quindi in grado di accelerarne la diffusione: ogni ente pubblico potrà imporre ai cittadini ed alle imprese l’uso di questo strumento e, viceversa, dovrà attrezzarsi per tempo per essere in grado di fronteggiare eventuali comunicazioni via PEC provenienti dall’esterno. Già la legge finanziaria 2008 aveva compiuto un passo in questa direzione, introducendo un regime sanzionatorio per le amministrazioni centrali che non rispettano l’obbligo di corrispondenza telematica previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale: a chi invia meno del 50 per cento della corrispondenza per email, viene infatti decurtato il 30 per cento delle risorse stanziate nell’anno in corso per spese di invio della corrispondenza cartacea.

Un servizio gratuito

Il nuovo DPCM stabilisce che il cittadino interessato debba richiedere la casella PEC al Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie, il quale, proprio negli stessi giorni di emanazione del decreto, ha cambiato la propria denominazione in “Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l’innovazione tecnologica”. Tale servizio verrà concesso gratuitamente e il relativo indirizzo sarà valido ad ogni effetto giuridico, ai fini dei rapporti con le amministrazioni pubbliche. Per richiedere il servizio, sarà necessario effettuare la domanda all’interno di un apposito sito web (non ancora disponibile) e poi completare la registrazione presso uno sportello. Se un cittadino fa richiesta di casella PEC, si intende implicitamente anche che accetta di ricevere con tale mezzo dalle amministrazioni pubbliche tutti i provvedimenti e gli atti che lo riguardano. D’altro canto, le amministrazioni stesse sono obbligate ad accettare le istanze presentate dai cittadini tramite PEC.

Scenari incerti

La gestione di tutto il servizio di PEC ai cittadini verrà affidata ad un unico fornitore, mediante procedura di gara. Tale aspetto ha sollevato qualche polemica, perché, qualora la posta certificata prendesse veramente piede, ci troveremmo in una situazione di monopolio del servizio “postale” di vecchio stampo, ma con tutte le implicazioni dell’attuale contesto tecnologico. L’affidatario del servizio diventerebbe l’affidatario di una sorta di anagrafe digitale dei cittadini, e questa specie di “grande fratello” potrebbe senza alcuno sforzo offrire ai cittadini stessi, sfruttando una posizione di evidente vantaggio, ogni sorta di servizio in ambito telematico.

Tale scenario implica però, in merito alla diffusione della posta certificata, un ottimismo non pienamente fondato, poiché la pur breve storia dell’e-government ci ha insegnato come non sia sufficiente rendere obbligatoria per legge una certa tecnologia, perché questa si diffonda effettivamente. Lo testimoniano la carta d’identità elettronica, la carta nazionale dei servizi, la firma digitale. L’importante è che, con testualmente, si proceda nel processo di semplificazione, per evitare di trasferire tout court nel digitale la pesantezza della burocrazia.

L’indice delle PA

L’Indice delle amministrazioni pubbliche e delle Aree Organizzative Omogenee, brevemente IndicePA o iPA, è stato istituito con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico nella pubblica amministrazione.

Nell’IndicePA è descritta la struttura organizzativa di ciascuna amministrazione accreditata, con l’articolazione gerarchica delle varie unità o uffici. Per ciascuna unità sono disponibili gli indirizzi delle caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC) attive e di eventuali servizi applicativi resi disponibili on line.

L’IndicePA costituisce, quindi, un punto di riferimento per l’individuazione e l’accesso alle strutture organizzative e ai servizi telematici offerti dalla Pubblica Amministrazione centrale e locale.

Nell’IndicePA sono, inoltre, pubblicate tutte le informazioni necessarie per lo scambio di messaggi di posta elettronica attraverso le caselle istituzionali associate ai sistemi di protocollo informatico .

Per pubblicare informazioni sull’IndicePA, le amministrazioni pubbliche centrali e locali devono accreditarsi seguendo la procedura descritta nel sito, all’indirizzo indicepa.gov.it.

Cosa certifica la PEC

I messaggi inviati e ricevuti tramite il servizio di PEC risultano certificati rispetto:

  • al mittente;
  • al destinatario;
  • all’oggetto;
  • alla data e all’ora di spedizione;
  • alla data e all’ora di accesso in ricezione al messaggio

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